Consejos para gestionar los documentos de una organización (Aspectos básicos de la gestión documental)

Inmersos como estamos en la llamada Sociedad de la Información, damos por hecho que a estas alturas no necesitamos loar las ventajas que implantar un sistema de gestión de documentos proporciona a las organizaciones. Este documento va dirigido a aquellos interesados en mejorar la Gestión documental de su organización y pretende introducir algunos conceptos básicos de esta materia. Los consejos recogen la experiencia que Vidimus ha adquirido a lo largo de estos años y
creemos que la adopción de todos o de alguno de ellos mejorará la gestión documental de cualquier organización.


1/ Tiempo. Debemos dedicar algo de tiempo a pensar como queremos organizar nuestros documentos. En este campo es mejor tener un sistema malo o muy básico que no tener ninguno y que impere la anarquía o la improvisación. Si en nuestra organización somos muchos o es muy compleja, es conveniente reunirnos con los profesionales representativos de las diferentes sensibilidades y, consensuar la decisiones. Los aspectos a tratar pueden ser algunos de los que comentamos en los siguientes apartados. Lo que se decida se debe recoger en una instrucción o circular y darle la suficiente difusión interna para que todos la conozcan y, en caso de duda, la puedan consultar. Esta norma interna se debe ir adaptando a las vicisitudes de la Organización y, por tanto, se debe revisar periódicamente, como mínimo una vez al año.

2/ Nombrar responsables. Pueden ser uno o varios. Incluso se puede decidir que todos son responsables de los documentos que producen...pero hay que dejarlo claro. Evidentemente, la persona responsable no puede ser el último becario que se ha incorporado a la empresa y tampoco tiene por qué coincidir el responsable con la persona que directamente realiza la función, pero si mañana necesitamos las escrituras de constitución de nuestra empresa y no las encontramos, hemos de saber a quien dirigirnos.

3/ Las normas generales deben ser las mismas para los documentos en papel que para los documentos electrónicos. La diferencia entre unos y otros solo es el soporte, en unos es papel y en otros digital. Las diferencias de trato deben estar justificadas exclusivamente en esta diferencia. Hace mucho que se gestionan documentos en las organizaciones y debemos huir de las personas que periódicamente reinventan la rueda. Así, podemos afirmar que todos los consejos que recogemos aquí se aplican tanto a los documentos en papel como a los digitales. También hemos de olvidarnos de leyendas sobre costes más baratos o sobre presuntas virtudes ambientales de los documentos electrónicos. Hoy en día ya tenemos mucha experiencia en su utilización y sabemos que ni necesariamente son más baratos ni tampoco más ecológicos que los de papel. Ahora bien, también sabemos que estamos obligados a utilizarlos en nuestra operativa diaria y que nos ayudan a ser más eficientes y eficaces.

4/ Cumplimiento de la Normativa. En muchas ocasiones, la Normativa general o sectorial, marca con claridad cuál debe ser nuestra política de documentos y, por tanto, antes de tomar decisiones sobre ellos debemos saber qué dice la Ley al respecto. Recordemos que nuestro Ordenamiento jurídico se basa en el documento. Éste, normalmente, se hace para recoger en un soporte perdurable una actividad, un hecho o una decisión. Debemos evitar que la prueba de las actividades, hechos o decisiones de nuestra organización quede a merced del testimonios de testigos (Algunos creen que están a la última y, en realidad , retroceden al Derecho Germánico, a la Edad Media)

5/ Debemos mantener totalmente separados nuestros documentos de trabajo de los documentos personales y de los de consulta. Así, entre otros, deben estar separados de la documentación de la organización, la Legislación, la publicidad, las guías y, sobre todo, los documentos personales. De esta manera, fomentamos el orden y la seguridad y minimizamos los errores y los equívocos. Sólo con abrir una carpeta que se titule personal o normativa, logramos un gran avance.

6/ Todos los documentos deben ir fechados. Todos los documentos deben identificar a su autor. Sé que esto es de Perogrullo pero sorprende ver la realidad. No es lo mismo que un documento lo haya hecho el Director general que el Archivero, no es lo mismo que se haya hecho hace cinco años que ayer. Un simple cambio en las opciones de nuestro programa de gestión puede resolver
fácilmente este problema.

7/ Borradores y definitivos. Originales y copias. Hemos de diferenciar claramente qué documentos están en fase de borrador y cuáles son definitivos, cuáles son originales y cuáles copias. Los medios para hacerlo son muchos y pueden ir desde poner un título, una marca o una firma que los identifique hasta guardarlos siempre en sitios diferentes, pero es muy conveniente establecer una regla que lo deje bien claro. Se debe prestar especial atención a aquellos documentos que utilizan o generan diferentes departamentos. (Puedo asegurar que no hay nada peor que no saber qué documento se envió finalmente al cliente).

8/ Conviene identificar aquellos documentos valiosos (no voy a decir aquí esenciales porque ese es otro concepto), asegurarnos de que los tenemos a buen recaudo y de que se dispone de una copia de ellos. Es muy útil mantener actualizada una relación y un control de sus idas y venidas. Quizás deban estar bajo la responsabilidad concreta de personas claramente identificadas.

9/ Necesidad de expediente. Debemos evitar los documentos sueltos. Los documentos necesitan carpetas que los recojan y protejan. Normalmente recogen una actividad, un asunto, una tarea encaminada a un fin y, en la inmensa mayoría de las veces, ese asunto no se resuelve con un solo documento. Todos los documentos relacionados con un mismo asunto deben estar dentro de una
misma carpeta. Es lo que en la práctica administrativa centenaria se llama expediente y se ha demostrado que su uso es muy, muy útil para gestionar documentos.

10/ A su vez, todas las carpetas/expedientes deben tener un título que identifique el asunto de los documentos que contiene. Es muy útil asignarles un código único (ejemplo 20140001), consignar la fecha en que se inició, la fecha en la que se cerró e identificar a las personas implicadas (clientes, proveedores). También podemos recoger todos aquellos otros datos que consideremos útiles para identificar, localizar o gestionar los documentos y su información. Es lo que los archiveros y documentalistas llamamos Descripción Archivística (Ahora Gestión de Metadatos que queda más guai).

11/ Debemos separar claramente los asuntos/ expedientes activos de los ya finalizados. Esta práctica mejora considerablemente el orden, minimiza errores y maximiza la seguridad. En el mismo momento de su terminación, periódicamente o como mínimo una vez al año, se deben pasar
los expedientes acabados a su archivo definitivo, a aquella ubicación en donde estarán guardados los próximos años. A este lugar podemos llamarlo archivo o depósito de archivo. En nuestras mesas, en nuestro armario, en nuestro disco duro, trocito de red o en nuestro repositorio, solo deben quedar los expedientes activos y aquellos que nos sirven de antecedente. Se puede aprovechar este momento para repasar los expedientes, hacer una limpieza y, destruir todo lo que no es necesario guardar (borradores, copias, fotocopias, notas, recordatorios, comentarios, cálculos). Conviene hacer una relación de lo que se archiva definitivamente, de todo lo que se lleva desde la oficina a la nueva ubicación y así, poco a poco, comenzamos a tener un inventario de todos los expedientes que tenemos. Es lo que los archiveros llamamos transferencias.

12/ El inventario y el catálogo. Si queremos saber qué documentos tenemos y controlarlos perfectamente necesitamos tener una relación de la documentación que guardamos. Según lo exhaustiva que sea, esta relación se llama inventario o catálogo y, lo lamento, pero no se va a hacer sola, ni la va a hacer un programa por nosotros (aunque sí nos ayudará mucho). Estos inventarios y catálogos se deben basar en el expediente (hacerlos por documento es innecesario) y, como mínimo, deben recoger su título, su ubicación, su fecha de terminación y las personas interesadas.

13 - Control. Recordemos que hemos separado los expedientes activos de los ya finalizados y hemos guardado estos últimos en un sitio aparte. Normalmente los asuntos finalizados se consultan o necesitan menos que los que todavía están siendo gestionados y esto facilita su control. El acceso a estos expedientes finalizados no puede ser libre, es decir, no todo el mundo puede entrar en el archivo a coger y a devolver documentos. Es necesario determinar las personas que pueden hacerlo. Estas personas deben llevar un registro de lo que se saca del archivo o de a qué se da acceso, a quién se le da y de cuándo se hace. Estos registros son muy, muy útiles y nos van a proporcionar mucha información. Se les debe echar un vistazo de tanto en tanto. La persona responsable de la custodia tampoco puede ser el último becario que se ha incorporado a la empresa. Debe ser alguien responsable y serio que tenga continuidad, confianza y lealtad. Es lo que los archiveros llamamos gestión de préstamos y consultas.

14/ Clasificación. Los libros se pueden ordenar por temas o por autores pero la mejor manera de gestionar los documentos es clasificarlos. Los documentos se clasifican por funciones, por actividades. Nuestros documentos responden a nuestra actividad (es muy útil imaginarnos una cadena de montaje), nuestra actividad es repetitiva y obedece a ciertas funciones que casi siempre
son las mismas. La clasificación se basa en estas funciones, en la forma en que se realizan y en la Normativa que las regula.. La clasificación es muy útil para a establecer cómo vamos a tratar nuestros documentos…ej. Estos los guardamos 5 años, estos 10, estos deben estar cerrados bajo llave, estos solo puede verlos Recursos humanos, estos cualquiera... Nunca debemos confundir Ordenación con Clasificación. La Clasificación es lo que permite crear sistemas de gestión de documentos complejos.

15/ Destrucción. Periódicamente debemos obligarnos (mínimo una vez al año) a repasar los documentos que guardamos y a destruir aquellos que ya no nos sirven para nada. Ganamos espacio, eficacia y seguridad. Ojo, No todo el mundo puede decidir qué destruir y qué conservar. Debemos asegurarnos de que no vamos a necesitar lo que vamos a destruir, de lo contrario es mejor conservarlo. Es conveniente hacer una relación de lo que se destruye llevando un registro. Este registro aporta seguridad y en determinadas ocasiones puede llegar a ser muy útil. Los métodos de destrucción varían según el soporte de la documentación (Ej. no es lo mismo destruir una caja llena de papel que un disco duro) pero debemos recordar que la destrucción de los documentos se debe hacer de forma segura y controlada y de que existen empresas especializadas que nos aseguran tanto lo uno como lo otro. Eso si, hemos de asegurarnos de la cualificación de la empresa y de su personal o podemos tener desagradables sorpresas.

16/ La Conservación de los documentos. Como todo el mundo puede entender, en condiciones normales, la conservación de los documentos en soporte papel no tiene porqué implicar muchas complicaciones. Guardamos en perfecto estado de conservación documentos en soporte papel de hace muchos siglos y, cualquier profesional cualificado nos va a gestionar este aspecto. En cuanto al problema de su espacio, bien gestionado tampoco trae problemas y en todo caso, existen empresas
de custodia externa que nos pueden ayudar a ello a unos precios razonables. Ahora bien, la conservación, es el punto débil de los documentos electrónicos ya que es mucho más compleja y cara que la de los documentos en papel. Si en nuestra organización tenemos un sistema basado en documentos electrónicos debemos establecer procedimientos y recursos que aseguren su correcta conservación, desde la política de copias de seguridad hasta los cambios de soportes y formatos. Si no lo hacemos, la tragedia es sólo cuestión de tiempo. Éste es uno de los pocos aspectos que separan a los documentos electrónicos de los de papel.

17/ Digitalizar documentos. Los motivos que nos pueden llevar a decidir cambiar el soporte de los documentos de papel a digital o de digital a papel han de estar motivados por una mejora de la eficacia, de la eficiencia o/y de la seguridad.  De lo contrario, incurrimos en un coste innecesario. Las razones para cambiar de soporte a un documento son: mejorar y/o facilitar su conservación, tener una copia de seguridad, facilitar su uso o utilización por diferentes personas facilitar su difusión, facilitar su envío y/o recepción, ahorrar espacio físico o digital, asegurar su acceso a largo plazo o/y facilitar su futura modificación. Evidentemente, ha de existir una correlación entre el coste y el beneficio obtenido. Recordemos que las políticas de digitalizaciones masivas e indiscriminadas de las pasadas décadas prácticamente han sido todas abandonadas por su elevado coste (son como una bola de nieve que cada vez se hace más y más grande). Igual que con el tema de la destrucción, si queremos externalizar el servicio de digitalización, hemos de asegurarnos de contactar con alguna empresa de solida y probada experiencia, de lo contrario nos podemos encontrar con desagradables y caras sorpresas

18/ Programas y soluciones informáticas. Existen multitud de programas, gratuitos y de pago, de software libre o propietario, generales o sectoriales que, nos pueden ayudar a gestionar nuestros documentos e incluso nuestra información. El programa debe guardar una correlación entre su coste de adquisición, implantación y mantenimiento y las ventajas que nos depara. Se debe poder adaptar a las características de nuestra organización o por lo menos nos debe permitir hacer adaptaciones. Si su implantación implica un cambio en nuestra gestión habitual, este cambio debe suponer una mejora, ahorrar un coste o mejorar nuestra eficacia y eficiencia, si no es así, no se debe adoptar ya que nuestro objetivo no es probar o usar tecnología (a no ser que nos paguen por ello). Si solo contempla el uso de documentos electrónicos se debe comprar cuándo (y no antes) exclusivamente usemos documentos electrónicos y, si solo contempla el uso de documentos en papel, es conveniente que lo dejemos para que lo use nuestra competencia.

19/ Los documentos son el reflejo de los procesos. Recordemos que los documentos recogen nuestros hechos y decisiones y, por tanto, son el reflejo de las actuaciones y de las estructuras de las organizaciones. Si pensamos que estamos generando excesivos e innecesarios documentos, quizás debamos repasar nuestros procesos de negocio.

20/ Prudencia y sentido común. Como consecuencia de la Divinización de las nuevas tecnologías, proliferan los vendedores de milagros. Seamos conscientes de que ni el Derecho, ni la Tecnología avanzan tan rápido como desearíamos y, de que la realidad nos dice que todavía estamos muy lejos del Paraíso de la Oficina sin papeles. Si vamos a tomar decisiones que impliquen un cambio organizativo o una gran inversión, conviene contactar antes con expertos que nos puedan aconsejar.


Alberto Biarge
Archivero
Vidimus, SL

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